العنوان:
الفوترة وعمليات التحصيل
التاريخ:
08/26/2022
تاريخ التحديث 03/01/2023
الفئة:
الخدمات المالية للمرضى
تمت الموافقة عليها من قبل: مجلس إدارة شركة UVACH Inc
الغرض
يتمثل الغرض من هذه السياسة في توفير معلومات حول ممارسات الفوترة والتحصيل لدى UVA Community Health (UVACH)، والتي تشمل مركز UVA Health Culpeper Medical Center (CPMC)، ومركز UVA Health Haymarket Medical Center (HAMC)، ومركز UVA Health Prince William Medical Center (PWMC)، ومجموعة UVACH Medical Group، ومركز UVA Health Cancer Center Gainesville (المشار إليها أدناه باسم "كيانات الصحة المجتمعية").
النِطَاق
تنطبق هذه السياسة على جميع كيانات صحة المجتمع. أي وكالة تحصيل تعمل نيابةً عن كيانات صحة المجتمع سوف تحترم وتدعم ممارسات التحصيل كما هو موضح أدناه. ما لم يُنص على خلاف ذلك، لا تنطبق هذه السياسة على الأطباء أو الموفرين الطبيين الآخرين، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، أطباء غرف الطوارئ وأطباء التخدير وأخصائيي الأشعة وأخصائيي المستشفيات وأخصائيي علم الأمراض الذين لا يعملون لدى مجموعة Community Health Medical Group.
التعريفات
المبالغ المفوترة بشكل عام (AGB) -المبالغ المفوترة بشكل عام تعني المبالغ التي يتم تحميلها بشكل عام على المرضى مقابل خدمات الطوارئ والخدمات الطبية الضرورية والذين لديهم تأمين يغطي هذه الخدمات. يجب أن تقتصر الرسوم المفروضة على المرضى المؤهلين للحصول على المساعدة المالية على ما لا يزيد عن المبالغ المفوترة بصفة عامة ("AGB") مقابل هذه الخدمات. تعتمد هذه الرسوم على متوسط المبالغ المسموح بها من Medicare والجهات الدافعة التجارية في حالات الطوارئ وغيرها من الرعاية الطبية الضرورية. تشمل المبالغ المسموح بها كلاً من المبلغ الذي ستدفعه شركة التأمين والمبلغ، إن وجد، والذي يكون الفرد مسؤولاً شخصيًا عن دفعه. يتم حساب المبالغ المفوترة بصفة عامة (AGB) لدى CPMC وPWMC وHAMC باستخدام طريقة النظر إلى الخلف وفقًا للقسم 26 من قانون اللوائح الفيدرالية (CFR) البند رقم 1.501(r).
الديون المعدومة - يتم شطبها من الحسابات المدينة باعتبارها غير قابلة للتحصيل ولكنها لا تزال تعتبر رصيدًا مستحقًا.
وكالة التحصيل - وكالة التحصيل عبارة عن أي كيان يعمل على متابعة أو تحصيل المدفوعات من الجهات الضامنة.
فترة الأهلية – الفترة الزمنية التي تحصل فيها الجهة الضامنة على المساعدة المالية.
إجراء التحصيل الاستثنائي (ECA) - إجراء التحصيل الاستثنائي هو أي مما يلي:
- بيع دين الفرد لطرف آخر، مع مراعاة بعض الاستثناءات
- البلاغات السلبية إلى وكالات تقارير الائتمان أو مكاتب الائتمان
- تأجيل أو رفض أو طلب الدفع قبل تقديم الرعاية الطبية اللازمة بسبب عدم الدفع مقابل الرعاية المقدمة مسبقًا
- الإجراءات التي تتطلب عمليات قانونية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
- الحجز على الممتلكات
- فرض حبس الرهن على العقارات
- الحجز على حساب مصرفي أو أي ممتلكات شخصية أخرى أو مصادرته / مصادرتها
- رفع دعوى مدنية ضد فرد
- التسبب في اعتقال أحد الأشخاص
- جعل الفرد خاضعًا لأمر الحجز الشخصي
- الحجز على أجور الفرد
إن تقديم مطالبة في إجراءات الإفلاس لا يعد إجراء تحصيل استثنائي. الجهة المضمنة – المريض أو مقدم الرعاية أو الكيان المسؤول عن دفع فاتورة الرعاية الصحية.
برنامج المساعدة المالية للمرضى - برنامج مصمم لتقليل الرصيد المستحق على الجهة الضامنة. يتم تقديم هذا البرنامج إلى الجهات الضامنة التي تستوفي معايير الأهلية الموضحة في سياسة المساعدة المالية الخاصة بنا.
مسؤولية المريض عن المرضى المؤمن عليهم - مسؤولية المريض عن المرضى المؤمن عليهم هي المبلغ الذي يكون المريض المؤمن عليه مسؤولاً عن دفعه من جيبه بعد أن تحدد تغطية الجهة الخارجية للمريض مبلغ امتيازات المريض وتشمل المدفوعات المشتركة ومدفوعات التأمين المشتركة والمبالغ القابلة للخصم.
مسؤولية المريض تجاه المرضى غير المؤمن عليهم - المبلغ الذي يكون المريض مسؤولاً عن دفعه بعد تطبيق أي خصومات بدون تأمين.
الجهة الخارجية الدافعة - منظمة بخلاف المريض (الطرف الأول) أو موفر الرعاية الصحية (الطرف الثاني) تشارك في تمويل الخدمات الصحية الشخصية.
غير مؤمن عليه بالشكل الكافي - فرد لديه تأمين ولكن تتم محاسبته على إجمالي الرسوم مقابل الخدمات غير المغطاة وفقًا لخطة الامتيازات الخاصة به. تشمل الأمثلة على سبيل المثال لا الحصر: أدوية Medicare ذاتية الإدارة، والحد الأقصى من الفوائد التي يتم الوصول إليها، وتعديلات الأمومة، وما إلى ذلك.
غير المؤمن عليهم - المرضى الذين ليس لديهم تأمين.
السياسة
تتمثل سياسة كيانات صحة المجتمع في UVA في إصدار فواتير للجهات الضامنة والجهات الدافعة الخارجية بدقة وفي الوقت المناسب وبشكل متسق مع القوانين واللوائح المعمول بها.
كشف الحساب المفصل
يجوز للجهات الضامنة طلب كشف حساب مفصل لحسابهم في أي وقت مجانًا.
النزاعات
يجوز لأي جهة ضامنة الاعتراض على عنصر أو رسوم مفروضة في الفاتورة الصادرة لها. يجوز للجهات الضامنة رفع النزاع كتابيًا أو عبر الهاتف مع ممثل خدمة العملاء. إذا طلبت الجهة الضامنة وثائق تتعلق بفاتورتها، فسوف يبذل الموظفون جهودًا معقولة لتقديم الوثائق المطلوبة إلى الجهة الضامنة في غضون ثلاثة أيام عمل.
دورة الفوترة
تبدأ دورة الفوترة للكيانات الصحية المجتمعية من تاريخ أول كشف حساب وتنتهي بعد 120 يومًا من ذلك التاريخ. خلال دورة الفوترة، قد تتلقى الجهات الضامنة مكالمات وكشوف حسابات وخطابات. يمكن إجراء المكالمات إلى الجهة الضامنة طوال دورة الفوترة. فيما يلي جدول كشوف الحساب والخطابات:
- يتم إرسال كشف حساب إلى الجهة الضامنة عندما يتم تحديد أن الرصيد مستحق على الجهة الضامنة
- يتم إرسال خطاب متابعة بعد 30 يومًا من تاريخ كشف الحساب الذي يبلغ الجهة الضامنة بأن حسابه قد فات موعد استحقاقه
- يتم إرسال خطاب ثانٍ بعد 30 يومًا من الخطاب الأول الذي يبلغ الجهة الضامنة بأن حسابها متأخر
- يتم إرسال خطاب ثالث وأخير بعد 30 يومًا من الخطاب الثاني لإبلاغ الجهة الضامنة بأن حسابها متأخر بشكل خطير، وقد يتم تسليم الحساب إلى وكالة تحصيل
- في اليوم 120 من دورة الفوترة، يتم تسليم حساب الجهة الضامنة إلى وكالة التحصيل
يحتوي كل كشف حساب وخطاب يتم استخدامها في دورة الفوترة لدينا على معلومات تتعلق بطرق الدفع وخيارات الدفع وموقع المساعدة المالية ورقم اتصال لخدمة العملاء.
الإجراء
إصدار الفواتير للجهات بخلاف الجهات الضامنة
- الحصول على معلومات التغطية: يجب على كيانات صحة المجتمع بذل جهود معقولة للحصول على معلومات من المرضى حول ما إذا كان التأمين الصحي الخاص أو العام قد يغطي الخدمات التي تقدمها المستشفى للمريض بشكل كامل أو جزئي.
- إصدار الفواتير للجهات الدافعة الخارجية: يجب على كيانات صحة المجتمع أن تتابع بعناية جميع المبالغ المستحقة من الجهات الخارجية الدافعة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، الدافعين المتعاقدين وغير المتعاقدين، ودافعي التعويضات، وشركات التأمين على المسؤولية والسيارات التي توفر تغطيةً مباشرةً للمرضى، والجهات الدافعة من البرامج الحكومية التي قد تكون مسؤولة ماليًا عن رعاية المريض. بالإضافة إلى ذلك، ستقوم كيانات صحة المجتمع بإصدار فواتير لجميع الجهات الخارجية الدافعة المعنيين بناءً على المعلومات المقدمة أو التي تم التحقق منها من قبل المريض أو ممثله في الوقت المناسب.
إصدار الفواتير للجهات الضامنة
يتم استخدام سلسلة البيانات والخطابات لإبلاغ الجهة الضامنة بوجود رصيد مستحق على الحساب. يحتوي كل بيان وخطاب على معلومات تتعلق بطرق الدفع والمساعدة المالية ورقم اتصال لطرح الأسئلة.
- إصدار فواتير للمرضى المؤمن عليهم: يجب على كيانات صحة المجتمع إصدار فاتورة على الفور إلى الجهة الضامنة بالمبلغ المحسوب من خلال شرح الامتيازات (EOB) أو وفقًا للتوجيهات أو المحدد من خلال هيكل الامتيازات بموجب سياسة الجهات الخارجية الدافعة.
- إصدار فواتير للمرضى غير المؤمن عليهم: يجب على كيانات صحة المجتمع إصدار فاتورة للجهة الضامنة على الفور بالمبلغ المستحق ناقصًا أي خصومات غير مؤمن عليها سارية.
ممارسات التحصيل
1. ممارسات التحصيل العامة: بموجب هذه السياسة، يجوز لكيانات صحة المجتمع بذل جهود تحصيل معقولة للحصول على المدفوعات من الجهات الضامنة. قد تشمل أنشطة التحصيل العامة إصدار بيانات / خطابات للجهة الضامنة، والمكالمات الهاتفية، وإحالة الحسابات إلى شركاء الأعمال الخارجيين، على سبيل المثال لا الحصر، التحصيل المسبق، والسداد المبكر، وموردي الديون المعدومة.
2. إجراءات التحصيل الاستثنائية: يجوز لكيانات صحة المجتمع وشركائها من وكالات التحصيل إجراء إجراءات التحصيل الاستثنائية (ECA) في شكل البلاغات المقدمة إلى مكتب الائتمان مع مراعاة أي متطلبات بموجب القانون الفيدرالي لممارسات تحصيل الديون العادلة. لن يتم إبلاغ مكتب الائتمان عن الجهة الضامنة بعدم دفع المبلغ المستحق إلا بعد 60 يومًا من انتهاء دورة الفواتير. سيتم إخطار الجهة الضامنة قبل 30 يومًا من إبلاغ مكتب الائتمان من قبل شريك وكالة التحصيل. لا يجوز لكيانات صحة المجتمع ولا شركائها في وكالة (وكالات) التحصيل الشروع في تنفيذ إجراءات التحصيل الاستثنائية (ECA) ضد الجهات الضامنة قبل بذل جهود معقولة لتحديد ما إذا كانوا مؤهلين للحصول على المساعدة المالية.
3. لا يتم تنفيذ أي إجراءات التحصيل الاستثنائية (ECA) أثناء عملية طلب المساعدة المالية: لا يجوز لكيانات صحة المجتمع ووكالة (وكالات) التحصيل الشريكة لها السعي نحو تنفيذ إجراءات التحصيل الاستثنائية (ECA) من الجهة الضامنة التي قدمت طلبًا للحصول على مساعدة مالية. إذا تقرر أن الجهة الضامنة مؤهلة للحصول على المساعدة المالية الكاملة وقامت الجهة الضامنة بسداد دفعة، يجب على كيانات صحة المجتمع إعادة أي مبلغ تم استلامه أكثر من 5.00 دولارات من الجهة الضامنة خلال فترة أهلية الجهة الضامنة. إذا تمت الموافقة على حصول الجهة الضامنة على مساعدة مالية جزئية، فسوف تقوم كيانات صحة المجتمع برد أي مبلغ يتجاوز المبلغ الذي تعتبر الجهة الضامنة مسؤولةً شخصيًا عن دفعه. لن تقوم كيانات صحة المجتمع برد أي مبلغ أقل من 5.00 دولارات للجهة الضامنة.
4. خطط الدفع:
- المرضى المؤهلون: يجب على كيانات صحة المجتمع وأي وكالة (وكالات) تحصيل تعمل نيابةً عنها أن تقدم للجهات الضامنة خيار الدخول في اتفاقية خطة سداد. تسمح اتفاقية خطة الدفع للجهة الضامنة بدفع المبلغ المستحق خلال فترة زمنية محددة.
- شروط خطة الدفع:
- يجب أن تكون جميع خطط السداد بدون فوائد
- ستستند جميع المدفوعات الشهرية إلى مبلغ متفق عليه بشكل متبادل بين كيانات صحة المجتمع والجهة الضامنة
- ومن المتوقع أن يتم سداد رصيد الحساب بالكامل خلال الفترة الزمنية المتفق عليها
- الإعلان عن التأخر في خطة الدفع: قد يتم الإعلان عن التأخر في خطة الدفع بعد فشل الجهة الضامنة في سداد جميع الدفعات المتتالية. في حالة حدوث ذلك، سوف تتلقى الجهة الضامنة إشعارًا بالتأخر. سيتم إرسال الإشعار بالبريد إلى آخر عنوان معروف للجهة الضامنة. بعد الإعلان عن التأخر في خطة الدفع، يجوز لكيانات صحة المجتمع أو وكالة التحصيل البدء في تنفيذ أنشطة التحصيل بطريقة تتفق مع هذه السياسة.
5. وكالات التحصيل: يجوز لكيانات صحة المجتمع إحالة حسابات الجهات الضامنة إلى وكالة التحصيل، مع مراعاة الشروط التالية:
- يجب أن يكون لدى وكالة التحصيل اتفاقية مكتوبة مع كيانات صحة المجتمع.
- يجب أن تتضمن الاتفاقية المكتوبة مع وكالة التحصيل بنودًا تتطلب التزام وكالة التحصيل بالمهمة والرؤية والقيم الأساسية وشروط سياسة المساعدة المالية وسياسة الفوترة والتحصيل الخاصة بكيانات صحة المجتمع.
- توافق وكالة التحصيل على إخطار الجهة الضامنة قبل 30 يومًا من بدء تنفيذ أي إجراءات تحصيل استثنائية (ECA). يجب أن يتضمن هذا الإشعار نسخة من ملخص الصفحة العادية لسياسة المساعدة المالية.
- يجب أن تحتفظ كيانات صحة المجتمع بملكية الدين (أي يجب ألا يتم "بيع" الدين إلى وكالة التحصيل).
- يجب أن يكون لدى وكالة التحصيل عمليات مطبقة لتحديد الجهات الضامنة التي قد تكون مؤهلة للحصول على المساعدة المالية. يجب على وكالة التحصيل الإعلان عن مدى توفر برنامج المساعدة المالية وإحالة الجهات الضامنة التي تطلب المساعدة المالية مرة أخرى إلى كيانات صحة المجتمع عبر الهاتف أو إلى موقع الويب: https://uvahealth.com/services/billing-insurance/financial-assistance-eligibility. لا يجوز لوكالة التحصيل أن تطلب أي مبالغ من الجهة الضامنة التي قدمت طلبًا للحصول على المساعدة المالية.
- لا يجوز إحالة أي رصيد إلى وكالة التحصيل إلا بعد مرور 120 يومًا على الأقل من تاريخ إرسال كيانات صحة المجتمع الفاتورة الأولية إلى الجهة الضامنة للحساب، ما لم يتم استلام البريد المعاد وبذل جهود حثيثة للعثور على عنوان محدث.
- لا يجوز إحالة أي رصيد إلى وكالة التحصيل إذا كانت الجهة الضامنة تتفاوض بشكل نشط على خطة دفع أو كانت تشارك في خطة دفع ولم تتأخر في الدفع.