عنوان:
صدور صورتحساب و وصول‌ها
تاریخ:
26 اوت 2022
به‌روزرسانی‌شده در
1 مارس 2023
دسته:
خدمات مالی بیمار
تأییدشده از سوی: هیئت مدیره UVACH Inc.
هدف
هدف از این سیاست ارائه اطلاعاتی راجع‌به رویه‌های صدور صورتحساب و وصول برای UVA Community Health (UVACH) است که شامل UVA Health Culpeper Medical Center (CPMC)، UVA Health Haymarket Medical Center (HAMC)، UVA Health Prince William Medical Center (PWMC)، UVACH Medical Group و UVA Health Cancer Center Gainesville است. (که از این پس با عنوان «نهادهای Community Health» به آنها اشاره می‌شود)
محدوده
این سیاست برای همه نهادهای Community Health اعمال می‌شود. هر سازمان وصول که از طرف نهادهای Community Health فعالیت می‌کند به شیوه‌های وصول مندرج در زیر پایبند خواهد بود و از آن حمایت خواهد کرد. این سیاست برای پزشکان یا سایر ارائه‌دهندگان خدمات پزشکی - شامل، اما نه محدود به پزشکان بخش اورژانس، متخصصین بیهوشی، متخصصین رادیولوژی، پزشکان متخصص بیمارستان و متخصصین آسیب‌شناسی که تحت استخدام Community Health Medical Group نیستند، اعمال نمی‌شود؛ مگر اینکه خلاف آن قید شده باشد.
تعاریف
مبالغ معمول صورتحساب (AGB) - «مبالغ معمول صورتحساب» به‌معنای مبالغی است که معمولاً از بیماران بابت خدمات اورژانسی و پزشکی ضروری که تحت پوشش بیمه هستند دریافت می‌شود. هزینه‌های بیماران واجد شرایط دریافت کمک مالی برای چنین خدماتی نباید بیشتر از «مبالغ معمول صورتحساب» (AGB) شود. این هزینه‌ها بر اساس میانگین مبالغ مجاز از Medicare و پرداخت‌کنندگان تجاری برای مراقبت‌های اورژانسی و سایر مراقبت‌های پزشکی ضروری هستند. این مبالغ مجاز هم شامل مبلغی است که بیمه‌گر پرداخت می‌کند و هم مبلغی که، در صورت وجود، خود شخص مسئول پرداخت آن است. «مبالغ معمول صورتحساب» CPMC، PWMC و HAMC با استفاده از روش «مراجعه به گذشته» مطابق 26 CFR §1.501(r) محاسبه می‌شوند.
مطالبات مشکوک‌الوصول - به مطالباتی گفته می‌شود که تحت عنوان وصول‌ناپذیر از «مطالبات حساب‌ها» حذف شده‌اند،
اما همچنان به‌عنوان بدهی مانده معوق محسوب می‌شوند.
سازمان وصول - «سازمان وصول» به نهادی گفته می‌شود که مشغول پیگیری یا وصول پرداخت از ضامن‌ها است.
دوره واجد شرایط بودن - دوره زمانی که در آن به ضامن کمک مالی اعطا می‌شود.
اقدام فوق‌العاده برای وصول (ECA) - هر یک از موارد زیر «اقدام فوق‌العاده برای وصول» است:
- فروش بدهی فردی به یک طرف دیگر، مشروط به برخی استثنائات
- ارائه گزارش در مورد سابقه نامطلوب اعتباری به سازمان‌های گزارش‌دهی اعتباری یا ادارات اعتباری
- به تعویق انداختن، محروم کردن یا ملزم ساختن به پرداخت، قبل از ارائه مراقبت‌های پزشکی ضروری به‌دلیل عدم پرداخت برای مراقبت‌های ارائه‌شده قبلی
- اقداماتی که نیاز به طی فرایند قانونی دارند؛ شامل، اما نه محدود به:
- اعمال حق تصرف اموال برای وصول بدهی
- ضبط وثیقه در اموال غیرمنقول
- توقیف یا مصادره حساب بانکی یا اموال شخصی دیگر
- اقامه دعوی مدنی علیه فرد
- فراهم کردن موجبات دستگیری فرد
- فراهم کردن موجبات صدور حکم جلب فرد
- توقیف حقوق فرد توسط کارفرما
ارائه درخواست دعوی ورشکستگی «اقدام فوضامن ق‌العاده برای وصول» محسوب نمی‌شود.
ضامن - بیمار، مراقب یا نهادی که مسئول پرداخت صورتحساب مراقبت‌های سلامت است.
برنامه کمک مالی بیمار (Financial Assistance Program) - برنامه‌ای که هدف از آن کاهش بدهی‌های معوقه ضامن است. این برنامه برای ضامن‌هایی ارائه می‌شود که معیارهای واجد شرایط بودن مشروح در «سیاست کمک مالی» ما را دارند.
«مسئولیت بیمار» برای بیماران بیمه‌شده - «مسئولیت بیمار» برای بیماران بیمه‌شده مبلغی است که پس از مشخص شدن مبلغ مزایای بیمار از سوی پوشش‌دهنده بیمه شخص ثالث، «بیمار» بیمه‌شده موظف به پرداخت آن است و شامل پرداخت‌های مشترک، بیمه‌های مشترک و کاستنی‌ها (سهم بیمه‌گذار) است.
«مسئولیت بیمار» برای بیماران فاقد بیمه - مبلغی است که پس از اعمال همه تخیف‌های مخصوص افراد فاقد بیمه، بیمار موظف به پرداخت آن است.
پرداخت‌کننده شخص ثالث - سازمانی غیر از بیمار (شخص اول) یا ارائه‌دهنده مراقبت‌های سلامت (شخص دوم) که در امور مالی خدمات سلامت شخصی دخیل است.
دارای بیمه ناقص - شخصی که پوشش بیمه دارد، اما مطابق با طرح مزایای او، صورتحساب کل هزینه‌ها برای خدمات فاقد پوشش از او خواسته می‌شود. مثال‌هایی از آن شامل اما نه محدود به موارد زیر است: داروهای خودسرانه Medicare، رسیدن مزایا به سقف مجاز، طرح‌های الحاقی مربوط به زایمان و غیره.
فاقد - بیمارانی که بیمه ندارند.
سیاست
این سیاست نهادهای UVA Community Health است که صورتحساب را به‌طور دقیق، به‌موقع و مطابق با قوانین و مقررات قابل‌اجرا به ضامن‌ها و پرداخت‌کنندگان شخص ثالث مربوطه ارسال کند.
صورتوضعیت ردیف‌بندی‌شده
ضامن‌ها هر زمان که بخواهند می‌توانند صورتوضعیت ردیف‌بندی‌شده را به‌صورت رایگان برای حساب خود درخواست کنند
اعتراضات
هر ضامن می‌تواند نسبت به موردی یا هزینه‌ای در صورتحساب خود اعتراض کند. ضامن‌ها می‌توانند اعتراض خود را به‌صورت مکتوب یا تلفنی نزد نماینده خدمات مشتریان مطرح کنند. اگر ضامنی درخواست مستندات راجع‌به صورتحساب خود کند، کارکنان اقدامات معقول را انجام خواهد داد تا مستندات درخواست‌شده را ظرف سه روز کاری به ضامن ارائه کنند.
دوره صورتحساب
دوره صورتحساب برای نهادهای Community Health از تاریخ اولین صورتوضعیت شروع می‌شود و 120 روز پس از این تاریخ به پایان می‌رسد. در طول دوره صورتحساب، ممکن است ضامن‌ها تماس تلفنی، صورتوضعیت و نامه دریافت کنند. ممکن است در طول دوره صورتحساب با ضامن تماس گرفته شود. زمان‌بندی ارسال صورت‌وضعیت‌ها و نامه‌ها به شرح زیر است:
- صورتوضعیت زمانی به ضامن ارسال می‌شود که بدهکار بودن ضامن مشخص شود
- 30 روز پس از تاریخ مندرج در صورتوضعیت یک نامه پیگیری به ضامن ارسال می‌شود که به او اطلاع می‌دهد موعد پرداخت بدهی حساب او گذشته است
- نامه دوم 30 روز پس از نامه اول ارسال می‌شود که به ضامن اطلاع می‌دهد حساب او خاطی در پرداخت معوقات است
- نامه سوم و پایانی 30 روز پس از نامه دوم ارسال می‌شود که به ضامن اطلاع می‌دهد حساب او خاطی جدی در پرداخت معوقات است و ممکن است وصول مطالبات حساب او به یک سازمان وصول محول شود
- در روز 120 دوره صورتحساب، حساب ضامن به سازمان وصول محول می‌شود
هر صورتحساب و نامه‌ای که در دوره صورتحساب ما استفاده می‌شود حاوی اطلاعاتی در مورد روش‌های پرداخت، گزینه‌های پرداخت، وب‌سایت کمک مالی و شماره تماس خدمات مشتریان است.
رویه
صورتحساب غیرضامن
- به‌دست آوردن اطلاعات پوشش بیمه: «نهادهای Community Health» باید اقدامات معقولی انجام دهند تا از «بیماران» اطلاعات بگیرند که آیا بیمه سلامت دولتی یا خصوصی آنها می‌تواند به‌طور کامل یا بخشی از هزینه‌های خدمات ارائه‌شده از سوی «بیمارستان» به «بیمار» را پوشش دهد.
- ارائه صورتحساب به پرداخت‌کنندگان شخص ثالث: «نهادهای Community Health» باید با جدیت پیگیر دریافت تمامی مبالغ معوقه از پرداخت‌کنندگان شخص ثالث باشند، شامل اما نه محدود به پرداخت‌کنندگان تحت قرارداد و خارج از قرارداد، پرداخت‌کنندگان غرامت، بیمه‌گران بیمه مسئولیت و بیمه خودرو که پوشش بیمه مستقیم را به بیمار ارائه می‌دهند و پرداخت‌کنندگان برنامه دولتی که ممکن است از نظر مالی مسئول مراقبت از بیمار باشند. به‌علاوه، نهادهای Community Health صورت‌حساب‌ها را براساس اطلاعات ارائه‌شده یا تأییدشده از سوی بیمار یا نماینده‌اش به‌موقع برای همه پرداخت‌کنندگان شخص ثالث مربوطه ارسال خواهند کرد.
صورتحساب ضامن
با یک صورتوضعیت و چند نوبت ارسال نامه به ضامن اطلاع داده می‌شود که موعد پرداخت بدهی حساب گذشته است. هر صورتوضعیت و نامه حاوی اطلاعاتی راجع‌به روش‌های پرداخت، کمک مالی و شماره تماس برای پاسخ دادن به پرسش‌ها است.
- صدور صورتحساب برای بیماران بیمه‌شده: نهادهای Community Health باید برای مبلغ محاسبه‌شده در «توضیح مزایا» (EOB) یا مطابق با آنچه در ساختار مزایا ذیل بیمه‌نامه پرداخت‌کنندگان شخص ثالث توصیه یا مقرر شده است، فوراً صورتحساب را به ضامن ارسال کنند.
- صدور صورتحساب برای بیماران فاقد بیمه: نهادهای Community Health باید فوراً مبالغ بدهی را با کسر تخفیف‌های قابل اعمال برای افراد فاقد بیمه به ضامن ارسال کنند.
شیوه‌های وصول
1. شیوه‌های عمومی وصول: پیرو این سیاست، نهادهای Community Health باید اقدامات معقولی را برای وصول مطالبات از ضامن‌ها به‌کار گیرند. فعالیت‌های عمومی وصول مطالبات ممکن است شامل ارسال صورت‌وضعیت‌ها/نامه‌ها به ضامن، برقراری تماس تلفنی و ارجاع حساب‌ها به شرکای گسترده تجاری باشد؛ تأمین‌کنندگان خدمات وصول مطالبات به‌صورت پیش‌وصول، پیش از سررسید و مطالبات مشکوک‌الوصول از جمله این شرکای تجاری هستند، اما شرکا محدود به این موارد نمی‌شود.
2. اقدامات فوق‌العاده برای وصول: نهادهای Community Health و شرکای «سازمان وصول» آن ممکن است «اقدام فوق‌العاده برای وصول» را به شکل گزارش‌دهی به اداره اعتباری و منوط به الزامات «قانون فدرال شیوه‌های منصفانه وصول مطالبات» انجام دهند. ارائه گزارش در مورد ضامن به اداره اعتباری بابت پرداخت نکردن مبالغ بدهی تا 60 روز پس از پایان دوره صورتحساب انجام نخواهد شد. شریک «سازمان وصول»
30 روز قبل از ارائه گزارش به اداره اعتباری به ضامن اطلاع خواهد داد. نه نهادهای Community Health
و نه «سازمان(های) وصول» قبل از انجام دادن اقدامات معقول برای تعیین واجد شرایط بودن افراد برای دریافت کمک مالی، «اقدام فوق‌العاده برای وصول» علیه ضامن‌ها انجام نخواهند داد.
3. در حین فرایند درخواست کمک مالی هیچ‌گونه «اقدام فوق‌العاده برای وصول» انجام نخواهد شد: نهادهای Community Health و «شریک(ان) سازمان وصول» آن پیگیری «اقدام فوق‌العاده برای وصول» را برای ضامنی که درخواست «کمک مالی» ارسال کرده است انجام نخواهند داد. اگر مشخص شود که ضامن واجد شرایط کمک مالی کامل است و ضامن پرداختی انجام داده باشد، نهادهای Community Health باید هرگونه مبلغ دریافتی بیش از $5.00 از ضامن در طول دوره واجد شرایط بودنش را به او برگردانند. اگر شرایط ضامن برای کمک مالی جزئی تأیید شود، نهادهای Community Health هرگونه مبلغ دریافت‌شده بیشتر از مبالغی را که ضامن شخصاً مسئول پرداخت آن است به او مسترد خواهند کرد. نهادهای Community Health هیچ‌گونه مبلغ کمتر از $5.00 را به ضامن مسترد نخواهند کرد.
4. طرح‌های پرداخت:
- بیماران واجد شرایط: نهادهای Community Health و هر سازمان وصول که از جانب آنها اقدام می‌کند باید گزینه‌ای برای عقد توافقنامه طرح پرداخت به ضامن پیشنهاد کنند. توافقنامه طرح پرداخت به ضامن این امکان را می‌دهد که مبلغ بدهی را در مدت زمان مشخصی بپردازد.
- شرایط طرح پرداخت:
- تمام طرح‌های پرداخت باید بدون بهره باشند
- تمام پرداخت‌های ماهانه بر اساس مبلغ توافق‌شده دوجانبه بین نهادهای Community Health و ضامن خواهد بود.
- انتظار می‌رود بدهی حساب در دوره زمانی توافق‌شده به‌طور کامل پرداخت شود
- اعلام خاطی بودن در طرح پرداخت: پس از ناتوانی ضامن در همه پرداخت‌های متوالی، ممکن است خاطی بودن ضامن در طرح پرداخت اعلام شود. در صورت بروز این اتفاق، ضامن اخطار خاطی بودن در پرداخت معوقات را دریافت خواهد کرد. اخطاریه به آخرین نشانی موجود از ضامن پست می‌شود. پس از اعلام خاطی بودن در طرح پرداخت، نهادهای Community Health یا «سازمان وصول» می‌توانند فعالیت‌های وصول مطالبات را به‌شیوه‌ای سازگار با این سیاست آغاز کنند.
5. سازمان‌های وصول: ممکن است نهادهای Community Health، منوط به شرایط زیر، حساب ضامن‌ها را به «سازمان وصول» ارجاع دهند:
- «سازمان وصول» باید توافقنامه کتبی با نهادهای Community Health داشته باشد.
- متن توافقنامه کتبی با «سازمان وصول» باید به‌گونه‌ای باشد که «سازمان وصول» را به پایبندی از مأموریت، چشم‌انداز، ارزش‌های اصلی، شرایط «سیاست کمک مالی» و این سند «سیاست صدور صورتحساب و وصول‌ها» ی نهادهای Community Health ملزم سازد.
- «سازمان وصول» باید موافقت کند که 30 روز قبل از شروع هرگونه «اقدام فوق‌العاده برای وصول» به ضامن اطلاع دهد. این اخطاریه باید شامل نسخه ساده‌شده‌ای از خلاصه سیاست کمک مالی باشد.
- مالکیت بدهی باید متعلق به نهادهای Community Health باقی بماند (به این معنا که بدهی به سازمان وصول «فروخته» نمی‌شود).
- «سازمان وصول» باید رویه‌های جاری برای شناسایی ضامن‌هایی که ممکن است واجد شرایط «کمک مالی» باشند داشته باشد. «سازمان وصول» باید وجود «برنامه کمک مالی» را به ضامن‌ها اطلاع دهد و ضامن‌هایی را که
- به‌دنبال «کمک مالی» هستند دوباره از طریق تلفن یا وب‌سایت به نهادهای Community Health ارجاع دهد. https://uvahealth.com/services/billing-insurance/financial-assistance-eligibility. «سازمان وصول» از ضامنی که درخواست «کمک مالی» ارسال کرده است هیچ‌گونه پرداختی درخواست نخواهد کرد.
- تا حداقل 120 روز پس از ارسال صورتحساب اولیه حساب به ضامن از سوی نهادهای Community Health، هیچ‌گونه بدهی‌ای به «سازمان وصول» ارجاع نخواهد شد، مگر اینکه مرسوله پستی برگردانده شده باشد و اقدامات دقیق و جدی برای یافتن نشانی پستی به‌روز انجام شده باشد.
- اگر ضامن در حال مذاکره فعال برای طرح پرداخت باشد یا در طرح پرداختی باشد که در آن خاطی شناخته نشده است، هیچ‌گونه بدهی‌ای به «سازمان وصول» ارجاع نخواهد شد.