Titulo:Billing at Koleksyon
Petsa: 08/26/2022
Binago noong 03/01/2023
Kategorya: Pinansiyal na mga Serbisyo ng Pasyente
Inaprubahan ng: UVACH Inc. Board
Patakaran sa Billing at Koleksyon
Ang patakarang ito ay magagamit sa pangangalaga ng pasyente sa mga lokasyong ito:
- UVA Health Culpeper Medical Center (CPMC)
- UVA Health Haymarket Medical Center (HAMC)
- UVA Health Prince William Medical Center (PWMC)
- UVACH Medical Group
- UVA Health Cancer Center Gainesville
LAYUNIN
Ang layunin ng patakarang ito ay magbigay ng impormasyon tungkol sa mga kasanayan sa pagsingil at pagkolekta para sa UVA Community Health (UVACH), na kinabibilangan ng UVA Health Culpeper Medical Center (CPMC), UVA Health Haymarket Medical Center (HAMC), UVA Health Prince William Medical Center ( PWMC), UVACH Medical Group, at UVA Health Cancer Center Gainesville. (mula rito ay tinutukoy bilang "Mga entity sa Kalusugan ng Komunidad (Community Health entities)")
SAKLAW
Nalalapat ang patakarang ito sa lahat ng entity ng Kalusugan ng Komunidad (Community Health). Anumang ahensya ng koleksyon na nagtatrabaho sa ngalan ng mga entity ng Community Health ay pararangalan at susuportahan ang mga kasanayan sa pagkolekta gaya ng nakabalangkas sa ibaba. Maliban kung tinukoy, ang patakarang ito ay hindi nalalapat sa mga doktor o iba pang medikal na tagapagkaloob, kabilang ngunit hindi limitado sa mga doktor sa emergency room, anesthesiologist, radiologist, hospitalist, at pathologist na hindi nagtatrabaho sa Community Health Medical Group.
MGA DEPINISYON
Halagang Karaniwang Sinisingil (Amounts Generally Billed, AGB) - Ang Amounts Generally Billed ay nangangahulugan na halagang karaniwang sinisingil sa mga pasyente para sa emergency at medikal na kinakailangang mga serbisyo na mayroong insurance para sa mga ganoong serbisyo. Ang mga singil para sa mga pasyente na kwalipikado para sa tulong pinansyal ay dapat na limitado sa hindi hihigit sa mga halagang karaniwang sinisingil ("AGB") para sa mga naturang serbisyo. Ang mga singil na ito ay nakabatay sa average na pinapayagang halaga mula sa Medicare at mga komersyal na nagbabayad para sa emergency at iba pang medikal na kinakailangang pangangalaga. Kabilang sa mga pinapayagang halaga ang kapwa halagang babayaran ng insurer at ang halaga na, kung mayroon, na personal na pananagutang bayaran ng indibidwal. Ang CPMC, PWMC at HAMC AGB ay kinakalkula gamit ang look back method sa bawat 26 CFR §1.501(r).
Bad Debt - Inalis sa Accounts Receivable bilang maaaring kolektahin ngunit itinuturing pa rin na isang natitirang balanseng inutang.
Collection Agency - Ang Collection Agency ay isang entity na nakikibahagi upang ipagpatuloy o kolektahin ang pagbabayad mula sa mga gumagarantiya.
Panahon ng Pagiging Kwalipikado - Ang tagal ng panahon na ang isang guarantor ay ginawaran ng tulong pinansyal.
Aksyon sa Ekstraordinaryong Koleksyon <ECAl - Ang ECA ay alinman sa mga sumusunod:
Pagbebenta ng utang ng isang indibidwal sa ibang partido, napapailalim sa ilang mga eksepsyon
Masamang pag-uulat sa mga ahensya sa pag-uulat ng kredito o mga tanggapan ng kredito
Pagpapaliban, pagtanggi o pag-aatas ng bayad bago magbigay ng medikal na kinakailangang pangangalaga dahil sa hindi pagbabayad para sa dating ibinigay na pangangalaga
Mga aksyon na nangangailangan ng legal na proseso, kabilang ngunit hindi limitado sa: o Paglalagay ng prenda sa ari-arian
o Pagremata ng real property
- Paglakip o pagkumpiska ng bank account o iba pang personal property
- Pagsisimula ng aksyong sibil laban sa isang indibidwal
- Pagdudulot ng pag-aresto sa isang indibidwal
- Pagdudulot sa isang indibidwal na sumailalim sa isang pag-aresto at pagkulong o writ of body attachment
- Pagpapalamuti sa sahod ng isang indibidwal
Ang paghahain ng claim sa isang paglilitis sa pagkabangkarote ay hindi isang Pambihirang Aksyon sa Pagkolekta.
Garantor - Ang pasyente, caregiver, o entity na responsable sa pagbabayad ng bill sa pangangalagang pangkalusugan.
Programa ng Pinansiyal na Tulong sa Pasyente - Isang programang dinisenyo upang mabawasan ang balanseng utang ng garantor. Ang programang ito ay ibinibigay sa mga garantor na nakakatugon sa mga pamantayan sa pagiging kwalipikado na inilarawan sa aming Patakaran sa Tulong Pinansyal.
Responsibilidad ng Pasyente para sa mga nakasegurong pasyente - Ang Responsibilidad ng Pasyente para sa mga pasyenteng nakaseguro ay ang halagang pananagutan ng isang nakasegurong Pasyente na bayaran nang hindi dukot-bulsa pagkatapos matukoy ang third-party coverage na halaga ng mga benepisyo ng pasyente at kasama ang mga co-payment, co-insurance at deductible.
Responsibilidad ng Pasyente para sa mga di-nakasegurong pasyente - Ang halagang dapat bayaran ng pasyente pagkatapos mag-apply ng anumang diskuwento na hindi nakaseguro.
Third-Partv Payer - Isang organisasyon maliban sa pasyente (unang partido) o health care provider (pangalawang partido) na kasangkot sa pagpopondo ng mga personal na serbisyo sa kalusugan.
Underinsured - Isang indibidwal na may insurance ngunit sinisingil ng kabuuang mga singil para sa mga hindi saklaw na serbisyo ayon sa kanilang plano sa benepisyo. Kasama sa mga halimbawa ngunit hindi limitado sa: Mga gamot na sariling ibinibigay ng Medicare, naabot ang pinakamataas na benepisyo, mga maternity rider, atbp.
Uninsured - Mga pasyenteng walang seguro.
PATAKARAN
Patakaran ng mga entity ng UVA Community Health na singilin ang mga garantor at naaangkop na mga third party na nagbabayad nang tumpak, napapanahon, at naaayon sa mga naaangkop na batas at regulasyon.
Naka-itemize na Statement
Ang mga garantor ay maaaring humiling ng naka-itemize na statement para sa kanilang account anumang oras nang walang bayad.
Mga pagtatalo
Maaaring magreklamo ang sino mang garantor ang isang item o singilin sa kanilang bill. Ang mga garantor ay maaaring magpasimula ng hindi pagkakaunawaan sa pamamagitan ng sulat o sa telepono sa isang kinatawan ng customer service. Kung ang isang garantor ay humiling ng dokumentasyon tungkol sa kanilang bill, ang mga miyembro ng kawani ay gagamit ng mga makatwirang pagsisikap na ibigay ang hiniling na dokumentasyon sa guarantor sa loob ng tatlong araw ng negosyo.
Billing Cycle
Ang billing cycle para sa mga entity ng Community Health ay nagsisimula sa petsa ng unang statement at nagtatapos sa 120 araw pagkatapos ng petsang iyon. Sa panahon ng billing cycle, maaaring makatanggap ang mga tagagarantiya ng mga tawag, statement at liham. Ang mga tawag ay maaaring ilagay sa garantor sa buong billing cycle. Nasa ibaba ang iskedyul ng mga statement at liham:
-
- Ang isang pahayag ay ipinapadala sa garantor kapag ang balanse ay natukoy na dapat bayaran ng garantor
- Ang isang follow-up na sulat ay ipinapadala 30 araw pagkatapos ng petsa sa pahayag na nagpapaalam sa garantor na ang kanilang account ay lampas na sa takdang petsa.
- Ang pangalawang liham ay ipinadala 30 araw pagkatapos ng unang liham na nagsasabi sa garantor na ang kanilang account ay delingkwente
- Ang pangatlo at huling liham ay ipinapadala 30 araw pagkatapos ng ikalawang liham na nagpapaalam sa garantor na ang kanilang account ay lubhang delingkwente, at ang account ay maaaring ibigay sa isang ahensya ng pagkolekta.
- Sa araw 120 ng billing cycle ang account ng garantor ay inilalagay sa collection agency
Ang bawat pahayag at liham na ginamit sa aming billing cycleay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga paraan ng pagbabayad, mga opsyon sa pagbabayad, website ng tulong pinansyal, at isang contact number para sa customer service.
PAMAMARAAN
Billing na Walang Guarantor
1. Pagkuha ng Impormasyon ng Coverage: Ang mga entity ng Community Health ay dapat gumawa ng mga makatwirang pagsisikap upang makakuha ng impormasyon mula sa mga Pasyente tungkol sa kung pribado o pampublikong segurong pangkalusugan ay maaaring ganap o bahagyang sakupin ang mga serbisyong ibinibigay ng Ospital sa Pasyente.
2. Mga Billing Third Party Payer: Ang mga entity ng Community Health ay dapat masigasig na ituloy ang lahat ng mga halagang dapat bayaran mula sa mga third-party na nagbabayad, kabilang ngunit hindi limitado sa mga nakakontrata at hindi nakakontrata na mga nagbabayad, nagbabayad ng indemnity, pananagutan at mga auto insurer na nagbibigay ng direktang coverage ng pasyente, at mga nagbabayad ng programa ng gobyerno na maaaring may pananagutan sa pananalapi para sa pangangalaga ng Pasyente. Bilang karagdagan, sisingilin ng mga entity ng Community Health ang lahat ng naaangkop na third-party na nagbabayad batay sa impormasyong ibinigay ng o na-verify ng Pasyente o ng kanilang kinatawan sa isang napapanahong paraan.
Guarantor Billing
Ang statement at serye ng liham ay ginagamit upang abisuhan ang garantor ng balanse ng account na dapat bayaran. Ang bawat pahayag at liham ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga paraan ng pagbabayad, tulong pinansyal, at isang contact number para sa mga katanungan.
1. Pagsingil sa Mga Pasyenteng Nakaseguro: Agad sisingilin ang mga entity ng Community Health ng garantor para sa halagang kinalkula ng Explanation of Benefits (EOB) o ayon sa itinuro o tinutukoy ng kaayusan ng mga benepisyo sa ilalim ng patakaran ng mga third-party na nagbabayad.
2. Billing ng mga Pasyenteng Walang Seguro (Billing Uninsured Patients): Ang mga entity ng Community Health ay dapat agad na singilin sa garantor ang halagang dapat bayaran nang mas mababa sa anumang naaangkop na mga diskuwento na hindi nakaseguro.
Mga Kasanayan sa Koleksyon
1. Pangkalahatang Mga Kasanayan sa Koleksyon: Alinsunod sa patakarang ito, ang mga entity ng Community Health ay maaaring gumamit ng mga makatwirang pagsisikap sa pagkolekta upang makakuha ng bayad mula sa mga garantor. Maaaring kabilang sa mga aktibidad sa pangkalahatang pangongolekta ang pagbibigay ng mga pahayag/sulat ng garantor, mga tawag sa telepono, at referral ng mga account sa pinalawig na mga kasosyo sa negosyo tulad ng ngunit hindi limitado sa, paunang pagkolekta, early out at baddebt vendor.
2. Mga Aksyon ng Ekstraordinaryong Koleksyon: Ang mga entity ng Community Health at ang mga kasosyo nito sa Collection Agency ay maaaring magsagawa ng ECA sa anyo ng pag-uulat ng credit bureau na napapailalim sa anumang mga kinakailangan sa ilalim ng Bata sa Mga Kasanayan ng Patas na Koleksyon ng Pautang ng Pederal (Federal Fair Debt Collection Practices Act).Ang pag-uulat ng isang garantor sa credit bureau para sa hindi pagbabayad ng halaga ng utang ay hindi isasagawa hanggang sa 60 araw pagkatapos matapos ang billing cycle. Aabisuhan ang garantor 30 araw bago ang pag-uulat sa credit bureau ng kasosyo sa Collection Agency. Walang sinuman sa mga entity ng Community Health o kasosyo ng (mga) Collection Agency ang maaaring makibahagi sa ECA laban sa mga garantor bago magsagawa ng makatwiran mga pagsisikap upang tukuyin kung kwalipikado sila para sa pinansiyal na tulong.
3. Walang EGA sa Oras ng Pagproseso ng Aplikasyon sa Tulong Pinansiyal: Ang entity ng Community Health at ang (mga) Kasosyo sa Collection Agency ay hindi dapat magpatuloy sa ECA mula sa garantor na nagsumite ng aplikasyon para sa Tulong Pinansiyal. Kung matukoy na ang garantor ay kuwalipikado para sa buong tulong pinansyal at ang garantor ay nagbayad, ibabalik ng mga entity ng Community Health ang anumang halagang natanggap na higit sa $5.00 mula sa garantor sa panahon ng pagiging kwalipikado ng garantor. Kung ang garantor ay naaprubahan para sa bahagyang tulong pinansyal, ire-refund ng mga entity ng Community Health ang anumang halaga na lumampas sa halagang itinuring ng garantor na personal na responsable sa pagbabayad. Ang mga entity ng Community Health ay hindi magre-refund sa garantor ng anumang halagang mas mababa sa $5.00.
- Mga Plano ng Pagbabayad:
a. Mga Kwalipikadong Pasyente: Ang mga entity ng Community Health at alinmang (mga) Collection Agency na kumikilos sa kanilang ngalan ay mag-aalok sa mga garantor ng opsyon na pumasok sa isang kasunduan sa plano ng pagbabayad. Ang kasunduan sa plano ng pagbabayad ay nagpapahintulot sa garantor na magbayad ng halagang dapat bayaran sa isang tinukoy na tagal ng panahon.
- Mga Termino ng Plano ng Pagbabayad:
- Ang lahat ng plano ng pagbabayad ay dapat na walang interes
- Ang lahat ng buwanang pagbabayad ay ibabatay sa isang napagkasunduang halaga sa pagitan ng mga entity ng Community Health at ng garantor
- Ang balanse sa account ay inaasahang mababayaran nang buo sa loob ng napagkasunduang yugto ng panahon
c. Pagdedeklara ng Delingkwenteng Plano ng Pagbabayad: Maaaring ideklarang delingkwente ang isang plano sa pagbabayad pagkatapos ng kabiguan ng garantor na gawin ang lahat ng magkakasunod na pagbabayad. Kung mangyari ito, makakatanggap ang garantor ng delingkwenteng paunawa. Ipapadala ang paunawa sa huling alam na address ng garantor. Pagkatapos ideklarang delingkwente ang isang plano sa pagbabayad, maaaring magsimula ang mga entity ng Community Health o ang Collection Agency ng mga aktibidad sa pangongolekta sa paraang alinsunod sa patakarang ito.
- Mga Collection Agency: Ang mga entity ng Community Health ay maaaring sumangguni sa mga account ng garantor sa isang Collection Agency, na sumasailalim sa sumusunod na mga kondisyon:
a. Ang Collection Agency ay dapat magkaroon ng nakasulat na kasunduan sa mga entity ng Community Health.
- Ang nakasulat na kasunduan sa Collection Agency ay dapat may kasamang wikang nangangailangan ng Collection Agency ng sa misyon, pananaw, mga pangunahing halaga, mga tuntunin ng Patakaran sa Tulong Pinansyal, at Patakaran sa Pagsingil at Pagkolekta na ito ng mga entity ng Community Health.
- Ang Collection Agency ay dapat sumang-ayon na abisuhan ang garantor nang 30 araw bago simulan ang anumang ECA. Dapat kasama sa abisong ito ang kopya ng malinis na pahina ng buod ng patakaran sa tulong pinansyal.
- Dapat panatilihin ng mga entity ng Community Health ang pagmamay-ari ng utang (ibig sabihin, ang utang ay hindi "ibinebenta" sa Collection Agency).
- Ang Collection Agency ay dapat magkaroon ng mga proseso para matukoy ang mga garantor na maaaring maging kwalipikado para sa Tulong Pinansyal. Dapat ipaalam ng Collection Agency ang pagkakaroon ng Programang Tulong Pinansyal at i-refer ang mga guarantor na humihingi ng Tulong Pinansyal sa mga entity ng Community Health sa pamamagitan ng telepono o sa website: https://uvahealth.com/services/billing-insurance/financial-assistance-eligibility. Ang Collection Agency ay hindi dapat humingi ng anumang bayad mula sa isang garantor na nagsumite ng aplikasyon para sa Tulong Pinansyal.
f. Walang balanse ang ire-refer sa isang Collection Agency hanggang sa lumipas ang hindi bababa sa 120 araw mula nang ipinadala ng mga entity ng Community Health ang paunang bayad sa garantor sa account, maliban kung natanggap ang ibinalik na sulat at ginawa ang masigasig na pagsisikap upang mahanap ang na-update na address
g. Walang balanse ang dapat i-refer sa isang Collection Agency kung ang garantor ay aktibong nakikipag-usap sa isang plano sa pagbabayad o sa isang plano sa pagbabayad na hindi naging delingkwente.