Tiêu đề:
Xuất hóa đơn và Thu hồi nợ
Ngày:
08/26/2022
Đã cập nhật 03/01/2023
Danh mục:
Dịch vụ Tài chính của Bệnh nhân
Được phê duyệt bởi: Hội đồng UVACH Inc.
MỤC ĐÍCH
Mục đích của chính sách này là để cung cấp thông tin về phương pháp xuất hóa đơn và thu hồi nợ cho UVA Community Health (UVACH), bao gồm UVA Health Culpeper Medical Center (CPMC), UVA Health Haymarket Medical Center (HAMC), UVA Health Prince William Medical Center (PWMC), UVACH Medical Group, and UVA Health Cancer Center Gainesville. (sau đây gọi là "các tổ chức Community Health")
PHẠM VI
Chính sách này áp dụng cho tất cả các tổ chức Community Health. Bất kỳ cơ quan thu hồi nợ nào làm việc thay mặt cho các tổ chức Community Health cũng sẽ tôn trọng và ủng hộ các phương pháp thu hồi nợ được nêu bên dưới. Trừ khi có quy định cụ thể khác, chính sách này không áp dụng cho các bác sĩ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ y tế khác, bao gồm nhưng không bị giới hạn ở bác sĩ phòng cấp cứu, chuyên gia gây mê, chuyên gia chụp X-quang, bác sĩ tại bệnh viện và chuyên gia bệnh học không được Community Health Medical Group tuyển dụng.
ĐỊNH NGHĨA
Số tiền Thường Được Xuất Hóa đơn (AGB, Amounts Generally Billed) – Số tiền Thường Được Xuất Hóa đơn có nghĩa là số tiền thường được tính phí cho bệnh nhân cho các dịch vụ khẩn cấp và cần thiết về mặt y tế mà có bảo hiểm cho các dịch vụ đó. Chi phí cho bệnh nhân đủ điều kiện nhận hỗ trợ tài chính sẽ được giới hạn không vượt quá số tiền thường được xuất hóa đơn ("AGB") đối với các dịch vụ đó. Những chi phí này được dựa trên số tiền trung bình được cho phép từ Medicare và các nhà thanh toán thương mại đối với dịch vụ chăm sóc khẩn cấp và dịch vụ chăm sóc cần thiết về mặt y tế khác. Số tiền được cho phép bao gồm cả số tiền mà nhà bảo hiểm sẽ thanh toán và số tiền, nếu có, mà bệnh nhân sẽ tự chịu trách nhiệm chi trả. CPMC, PWMC và HAMC AGB được tính bằng cách sử dụng phương pháp nhìn lại theo 26 CFR §1.501(r).
Nợ Xấu – Miễn Khoản tiền phải Thu thành khoản tiền không thể thu nhưng vẫn được coi là khoản dư nợ cần trả.
Cơ quan Thu hồi Nợ – Một Cơ quan Thu hồi nợ là bất kỳ tổ chức nào tham gia truy thu hoặc thu hồi khoản tiền từ người bảo lãnh.
Giai đoạn Đủ điều kiện – Giai đoạn thời gian mà một người bảo lãnh được hưởng hỗ trợ tài chính.
Biện pháp Thu hồi Đặc biệt (ECA, Extraordinary Collection Action) – ECA là bất kỳ hành động nào sau đây:
- Bán nợ của cá nhân cho một bên khác, tùy theo một số ngoại lệ
- Báo cáo sự cố cho cơ quan báo cáo tín dụng hoặc cục tín dụng
- Tạm hoãn, từ chối hoặc yêu cầu khoản thanh toán trước khu cung cấp dịch vụ chăm sóc cần thiết về mặt y tế do việc không thanh toán cho dịch vụ chăm sóc được cung cấp trước đó
- Các biện pháp yêu cầu quy trình pháp lý, bao gồm nhưng không bị giới hạn ở:
- Giữ thế chấp tài sản
- Thu hồi bất động sản
- Phong tỏa hoặc tịch thu tài khoản ngân hàng hoặc tài sản cá nhân khác
- Bắt đầu biện pháp dân sự với cá nhân
- Thực hiện bắt giữ cá nhân
- Khiến cá nhân phải chịu lệnh tịch biên
- Khấu trừ tiền lương của cá nhân
Nộp yêu cầu thực hiện thủ tục phá sản không phải là Biện pháp Thu hồi Đặc biệt.
Người bảo lãnh – Bệnh nhân, người chăm sóc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn chăm sóc y tế.
Chương trình Hỗ trợ Tài chính cho Bệnh nhân – Một chương trình được thiết kế để giảm khoản nợ mà người bảo lãnh có. Chương trình này được cung cấp cho người bảo lãnh đáp ứng các tiêu chí điều kiện hội đủ được mô tả trong Chính sách Hỗ trợ Tài chính của chúng tôi.
Trách nhiệm của Bệnh nhân đối với bệnh nhân được bảo hiểm – Trách nhiệm của Bệnh nhân đối với bệnh nhân được bảo hiểm là số tiền mà Bệnh nhân được bảo hiểm chịu trách nhiệm tự chi trả sau khi bảo hiểm bên thứ ba của bệnh nhân đã xác định số tiền quyền lợi của bệnh nhân và bao gồm các khoản đồng thanh toán, đồng bảo hiểm và khấu trừ.
Trách nhiệm của Bệnh nhân đối với bệnh nhân không được bảo hiểm – Số tiền mà bệnh nhân chịu trách nhiệm chi trả sau khi đăng ký nhận bất kỳ khoản chiết khấu không có bảo hiểm nào.
Bên Thanh toán Thứ ba – Một tổ chức không phải là bệnh nhân (bên thứ nhất) hoặc nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe (bên thứ hai) liên quan đến hoạt động tài chính về các dịch vụ y tế cá nhân.
Bảo hiểm không đủ – Một cá nhân có bảo hiểm nhưng bị tính tổng chi phí cho các dịch vụ không được đài thọ theo chương trình quyền lợi của họ. Ví dụ bao gồm nhưng không bị giới hạn ở: Thuốc tự cho dùng Medicare, đã đạt mức quyền lợi tối đa, điều khoản bổ sung cho thai sản, v.v.
Không được bảo hiểm – Bệnh nhân không có bảo hiểm.
CHÍNH SÁCH
Chính sách của các tổ chức UVA Community Health xuất hóa đơn cho người bảo lãnh và các bên thanh toán thứ ba có thể áp dụng một cách chính xác, kịp thời và tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành.
Bảng sao kê theo danh mục
Người bảo lãnh có thể yêu cầu một bảng sao kê theo danh mục miễn phí cho tài khoản của học vào bất kỳ lúc nào.
Tranh chấp
Bất kỳ người bảo lãnh nào cũng có thể thực hiện tranh chấp một danh mục hoặc chi phí trên hóa đơn của họ. Người bảo lãnh có thể bắt đầu một vụ tranh chấp bằng văn bản hoặc qua điện thoại với người đại diện dịch vụ khách hàng. Nếu người bảo lãnh yêu cầu tài liệu về hóa đơn của họ, nhân viên sẽ sử dụng các nỗ lực hợp lý để cung cấp tài liệu được yêu cầu cho người bảo lãnh trong vòng ba ngày làm việc.
Chu kỳ Xuất hóa đơn
Chu kỳ xuất hóa đơn cho các tổ chức Community Health bắt đầu từ ngày có bảng sao kê đầu tiên và kết thúc sau 120 ngày kể từ ngày đó. Trong chu kỳ xuất hóa đơn, người bảo lãnh có thể nhận được các cuộc gọi, bảng sao kê và thư từ. Người bảo lãnh có thể nhận được các cuộc gọi xuyên suốt chu kỳ xuất hóa đơn. Bên dưới là lịch trình gửi bảng sao kê và thư từ:
- Một bảng sao kê được gửi cho người bảo lãnh khi xác định một khoản dư nợ do người bảo lãnh sở hữu.
- Một lá thư giục nợ được gửi sau 30 ngày kể từ ngày trên bảng sao kê thông báo cho người bảo lãnh rằng tài khoản của họ đã quá hạn trả nợ
- Một lá thư thứ hai được gửi sau 30 ngày kể từ lá thư thứ nhất thông báo cho người bảo lãnh rằng tài khoản của họ bị nợ quá hạn
- Lá thư thứ ba và cuối cùng được gửi sau 30 ngày kể từ lá thư thứ hai thông báo cho người bảo lãnh rằng tài khoản của họ bị nợ quá hạn nghiêm trọng, và tài khoản có thể bị chuyển cho cơ quan thu hồi nợ
- Vào ngày thứ 120 của chu kỳ xuất hóa đơn, tài khoản của người bảo lãnh sẽ được chuyển cho cơ quan thu hồi nợ.
Mỗi bảng sao kê và thư được sử dụng trong chu kỳ xuất hóa đơn của chúng tôi có chứa thông tin về phương pháp thanh toán, các tùy chọn thanh toán, trang web hỗ trợ tài chính và số điện thoại liên hệ với dịch vụ khách hàng.
QUY TRÌNH
Xuất hóa đơn Cho Người Không phải là Người bảo lãnh
- Thu thập Thông tin Bảo hiểm: Các tổ chức Community Health sẽ thực hiện các nỗ lực hợp lý để thu thập thông tin từ Bệnh nhân về bảo hiểm y tế tư nhân hoặc công cộng có thể đài thọ toàn bộ hoặc một phần các dịch vụ được Bệnh viện cung cấp cho Bệnh nhân.
- Xuất hóa đơn cho Bên Thanh toán Thứ Ba: Các tổ chức Community Health sẽ nỗ lực theo đuổi tất cả các khoản tiền đến hạn từ các bên thanh toán thứ ba, bao gồm nhưng không bị giới hạn ở bên thanh toán có hợp đồng và không có hợp đồng, bên thanh toán bồi thường, nhà bảo hiểm theo trách nhiệm pháp lý và tự động cung cấp bảo hiểm trực tiếp cho bệnh nhân, và các bên thanh toán của chương trình chính phủ mà có thể chịu trách nhiệm tài chính cho dịch vụ chăm sóc của Bệnh nhân. Ngoài ra, các tổ chức Community Health sẽ xuất hóa đơn cho tất cả bên thanh toán thứ ba khả dụng dựa trên thông tin được Bệnh nhân hoặc người đại diện của họ cung cấp hoặc xác nhận một cách kịp thời.
Xuất hóa đơn Cho Người bảo lãnh
Một loạt bản sao kê và thư từ được sử dụng để thông báo cho người bảo lãnh về số dư nợ tài khoản đến hạn thanh toán. Mỗi bản sao kê và lá thư có chứa thông tin về phương pháp thanh toán, hỗ trợ tài chính, và số điện thoại liên hệ để giải đáp các thắc mắc.
- Xuất hóa đơn cho Bệnh nhân Được bảo hiểm: Các tổ chức Community Health sẽ nhanh chóng xuất hóa đơn cho người bảo lãnh về số tiền được tính bởi Bản Giải thích Quyền lợi (EOB), hoặc theo chỉ định hoặc được xác định bởi cơ cấu quyền lợi theo chính sách của bên thanh toán thứ ba.
- Xuất hóa đơn cho Bệnh nhân Không được bảo hiểm: Tổ chức Community Health sẽ nhanh chóng xuất hóa đơn cho người bảo lãnh về số tiền nợ thấp hơn bất kỳ khoản chiết khấu không được bảo hiểm hiện hành nào.
Phương pháp Thu hồi nợ
- Phương pháp Thu hồi nợ Thông thường: Theo chính sách này, các tổ chức Community Health có thể thực hiện các nỗ lực thu hồi nợ hợp lý để thu thập được khoản thanh toán từ người bảo lãnh. Các hoạt động thu hồi nợ thông thường có thể bao gồm gửi bản sao kê/thư cho người bảo lãnh, gọi điện hoặc giới thiệu tài khoản cho các đối tác doanh nghiệp lâu dài như là nhưng không giới hạn ở: nhà cung cấp dịch vụ thu thập trước, truy thu sớm và thu hồi nợ xấu.
- Các Biện pháp Thu hồi Nợ Đặc biệt: Các tổ chức Community Health và đối tác Cơ quan Thu hồi nợ của họ có thể thực hiện ECA dưới dạng báo cáo cho cục tín dụng theo bất kỳ yêu cầu nào theo Đạo luật Thực hiện Thu hồi Nợ Hợp lý của Liên bang. Hoạt động báo cáo người bảo lãnh cho cục tín dụng về việc không thanh toán khoản nợ sẽ không được thực hiện cho đến khi chu kỳ thanh toán đã kết thúc được 60 ngày. Người bảo lãnh sẽ được đối tác Cơ quan Thu hồi nợ thông báo trước 30 ngày về hoạt động báo cáo cho cục tín dụng. Các tổ chức Community Health hoặc đối tác Cơ quan Thu hồi nợ của họ không được thực hiện ECA với người bảo lãnh trước khi thực hiện các nỗ lực hợp lý để xác định liệu họ có đủ điều kiện nhận hỗ trợ tài chính không.
- Không ECA Trong Quá trình Đăng ký Hỗ trợ Tài chính: Các tổ chức Community Health và (các) Đối tác Cơ quan Thu hồi nợ của họ không được theo đuổi ECA với người bảo lãnh đã nộp đơn đăng ký nhận Hỗ trợ Tài chính. Nếu người bảo lãnh được xác định là đủ điều kiện nhận hỗ trợ tài chính toàn phần và người bảo lãnh đã thực hiện thanh toán, các tổ chức Community Health phải hoàn trả lại bất kỳ số tiền nào nhận được lớn hơn $5.00 từ người bảo lãnh trong giai đoạn đủ điều kiện của người bảo lãnh. Nếu người bảo lãnh được phê duyệt nhận hỗ trợ tài chính một phần, tổ chức Community Health sẽ hoàn trả bất kỳ số tiền nào vượt quá số tiền người bảo lãnh được xác định tự chịu trách nhiệm thanh toán. Các tổ chức Community Health sẽ không hoàn trả cho người bảo lãnh bất kỳ số tiền nào ít hơn $5.00.
- Kế hoạch Thanh toán:
- Bệnh nhân Đủ điều kiện: Các tổ chức Community Health và bất kỳ Cơ quan Thu hồi nào hành động thay cho họ sẽ cung cấp cho người bảo lãnh một lựa chọn để tham gia vào thỏa thuận kế hoạch thanh toán. Thỏa thuận kế hoạch thanh toán cho phép người bảo lãnh chi trả khoản nợ trong một khoảng thời gian cụ thể.
- Các điều khoản của Kế hoạch Thanh toán:
- Tất cả kế hoạch thanh toán đều không có lãi suất
- Mọi khoản thanh toán hàng tháng sẽ đều dựa trên thỏa thuận từ cả hai bên về số tiền giữa tổ chức Community Health và người bảo lãnh.
- Số dư nợ trong tài khoản phải được thanh toán đầy đủ trong khoảng thời gian theo thỏa thuận
- Tuyên bố Nợ quá hạn Kế hoạch Thanh toán: Kế hoạch thanh toán có thể tuyên bố nợ quá hạn sau khi người bảo lãnh không thể thực hiện chi trả toàn bộ các khoản tiền liên tiếp. Nếu điều này xảy ra, người bảo lãnh sẽ nhận được thông báo nợ quá hạn. Thông báo sẽ được gửi tới địa chỉ mới nhất đã biết của người bảo lãnh. Sau khi kế hoạch thanh toán tuyên bố nợ quá hạn, tổ chức Community Health hoặc Cơ quan Thu hồi nợ có thể thực hiện các hoạt động thu hồi nợ tuân theo chính sách này.
- Các Cơ quan Thu hồi nợ: Tổ chức Community Health có thể giới thiệu các khoản nợ của người bảo lãnh cho một Cơ quan Thu hồi nợ theo các điều kiện sau:
- Cơ quan Thu hồi nợ phải có văn bản thỏa thuận với các tổ chức Community Health.
- Văn bản thỏa thuận với Cơ quan Thu hồi nợ phải bao gồm từ ngữ yêu cầu sự tuân thủ của Cơ quan Thu hồi nợ với nhiệm vụ, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, các điều khoản của Chính sách Hỗ trợ Tài chính cũng như là Chính sách Xuất hóa đơn và Thu hồi nợ của các tổ chức Community Health.
- Cơ quan Thu hồi nợ phải đồng ý thông báo cho người bão lãnh 30 ngày trước khi tiến hành bất kỳ ECA nào. Thông báo này sẽ bao gồm một bản sao của bản tóm tắt đơn giản về chính sách hỗ trợ tài chính.
- Các tổ chức Community Health phải duy trì quyền sở hữu khoản nợ (vd: khoản nợ không bị bán cho Cơ quan Thu hồi nợ).
- Cơ quan Thu hồi nợ phải có các quy trình để xác định người bảo lãnh có thể đủ điều kiện nhận Hỗ trợ Tài chính. Cơ quan Thu hồi nợ phải liên lạc về sự sẵn có của Chương trình Hỗ trợ Tài chính và giới thiệu lại người bảo lãnh đang tìm kiếm Hỗ trợ Tài chính cho các tổ chức Community Health qua điện thoại hoặc tới trang web: https://uvahealth.com/services/billing-insurance/financial-assistance-eligibility. Cơ quan Thu hồi nợ sẽ không tìm bất kỳ khoản thanh toán nào từ người bảo lãnh đã nộp đơn đăng ký nhận Hỗ trợ Tài chính.
- Không số dư nợ nào sẽ được chuyển cho Cơ quan Thu hồi nợ cho đến khi ít nhất 120 ngày đã qua kể từ khi các tổ chức Community Health đã gửi hóa đơn ban đầu cho người bảo lãnh về tài khoản, trừ khi đã nhận được thư gửi lại và các nỗ lực đã được thực hiện để tìm địa chỉ đã được cập nhật.
- Không số dư nợ nào sẽ được chuyển cho Cơ quan Thu hồi nợ nếu người bảo lãnh đang chủ động thương lượng một kế hoạch thanh toán hoặc về một kế hoạch thanh toán chưa bị nợ quá hạn.